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title: La signature électronique dans Chill
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theme: night
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css:
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- https://www.unpkg.com/fork-awesome@1.2.0/css/fork-awesome.min.css
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- ./styles.css
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# Signature électronique dans Chill
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## Sommaire
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1. Nouveautés relatives à la gestion des documents
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2. Nouveautés relatives aux workflows
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3. Processus de signature
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4. Processus d'envoi externes de documents
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# Gestion des documents: nouveautés
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## Historique des documents
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- À chaque modification d'un document, Chill conserve les anciennes versions;
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- Les anciennes versions sont conservées pendant 90 jours.
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Il est possible de:
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- restaurer un document à une version antérieure;
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- télécharger le document depuis une ancienne version;
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## Droits sur les documents associés à un workflow
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Pour les documents associés à un workflow:
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- le document est en **lecture seule** pour tous;
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- **édition possible** par: les utilisateurs qui peuvent appliquer une étape du workflow;
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- **workflow finalisé** ? Le document est en lecture seule.
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## Duplication de document
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Il est possible de dupliquer un document:
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- dans les évaluations (actions d'accompagnement);
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- dans les parcours.
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Cela permet de restaurer un document qui serait figé par un workflow.
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# Workflows: nouveautés
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## Annulation automatique des workflows
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- workflows non finalisés;
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- sans intervention d'un agent…
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- …pendant 90 jours
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## Suppression des workflows annulés
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Il est possible de supprimer les workflows annulés (à partir de mi-novembre)
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## Mettre en attente un workflow
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Pour indiquer aux collègues que:
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- le workflow est vu;
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- mais pas encore traité.
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Aucun impact sur la gestion des workflows.
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La "mise en attente" ne bloque pas l'annulation automatique après 90 jours.
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## Maximum :one: workflow par entité
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On ne peut pas créer plusieurs workflows sur un même document.
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## Envoi à des adresses emails 📨
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- 🆕 Groupes utilisateurs;
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- Chaque groupe est associé à :one: adresse email;
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- Envoi du workflow à:
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- des utilisateurs;
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- et/ou des groupes d'utilisateurs;
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Adresse email manuelles: supprimée
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- Possibilité d'associer les agents aux groupes
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- droits automatiques, comme si on listait tous les agents d'un groupe
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(pas utilisé par le CD85 au lancement)
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# Signature électronique des documents
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## Principe de la signature
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- **non-modification du document** après chaque signature;
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- appose une **date certaine** sur le document;
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De manière électronique.
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Constitue un "dossier de preuve" pour la signature:
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- document d'identité pour l'usager;
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- récolte de l'adresse IP, agent signant, etc;
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- possibilité de vérifier la **non-modification** du document;
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- possibilité de vérifier que le document **existe** à cette date.
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**Esprit:** apposer une signature simplement.
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ℹ️ Pas de dou️ble vérification de l'identité avec envoi de SMS, etc.
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## Associé au workflow
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Pour apposer une signature:
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- un document est présent dans Chill;
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- workflow sur ce document;
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- étape `Demande de signature`.
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## Uniquement documents PDF
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- Standard pour l'archivage;
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- Le document est converti automatiquement
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Depuis `docx`, `odt`, …
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- L'ancienne version (modifiable) est conservée;
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Elle n'est donc pas supprimée après 90 jours
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## Zones de signatures
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Des zones de signatures vont être ajoutées sur les documents.
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Possibilité d'ajouter des zones manuellement
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## Signature des usagers
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- plusieurs signatures par étape
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**Tout le monde** peut appliquer la signature d'un usager
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Le workflow est visible par tous.
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### Pour chaque signature, demande de …
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- type de document d'identité;
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- numéro de document;
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- date d'expiration du document.
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### Possibilité de signer plus tard
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_L'usager n'a pas sa carte d'identité, il n'est pas présent, …_
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L'usager peut revenir signer à l'accueil avec une tablette.
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## Signature des agents
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- :one: seul agent à la fois
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- seul l'agent peut signer
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## _Et si on ne veut pas signer ?_
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Indiquer si:
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- signature annulée;
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- signature rejetée.
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## Après la signature ?
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**Toutes** les signatures doivent être traitées:
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<small>Tous les usagers doivent avoir signé</small>
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Signature appliquée, rejetée, annulée, …
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### Signature des agents
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- nouvelle étape `Signature traitée`
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- l'agent qui **a signé** "reprend la main"
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(il peut donc appliquer la prochaine étape)
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### Signature des usagers
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- nouvelle étape `Signature traitée`
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- l'agent qui a **demandé** la signature "reprend la main"
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### :warning:
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Délai de quelques secondes après le traitement des signatures
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<small>surtout visible après le rejet de la signature</small>
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⌛ 3-5 secondes d'attente ⌛
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## Qui a signé ?
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Liste des signatures dans l'historique.
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# Manipulations ⛏️
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## Accès
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[https://chillformation.vendee.fr](chillformation.vendee.fr)
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`formXX` ― 🔑 `ChillCD85!`
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Emails: sur [https://yopmail.com](yopmail.com) ― 📬 `chillcd85`
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## Tâches
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Faire signer un document à sa·son voisin·e de gauche, comme **utilisateur·trice**.
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Générer un document "courrier type" dans le parcours
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Faire signer un document à sa·son voisin·e de droite, comme **usager**.
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Convenir à deux du nom de l'usager.
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Le voisin de droite est l'usager.
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# Envoi sécurisé des documents 📧
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## Calendrier 🗓️
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À partir de fin novembre 2024
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## But
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- Faire parvenir un document à un tiers;
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- Respect du RGPD 🔐;
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(Le document ne transite pas par des boites emails non sécurisées)
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## Fonctionnement
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1. Le document fait l'objet d'un workflow;
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2. Étape `Envoi sécurisé par courrier électronique`;
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3. Lien sécurisé envoyé par email;
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4. Le tiers consulte le document dans Chill;
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(Il·elle peut télécharger le document)
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5. Dès la première consultation, le workflow est finalisé automatiquement.
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6. Le tiers peut encore consulter le document pendant 30 jours;
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## Sécurisation
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- lien sécurisé, code unique;
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- maximum 100 consultations (par tiers);
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- traçage adresse IP et dates de consultation;
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:warning: N'empêche pas un tiers de transférer l'email avec le lien.
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## Envoi à qui ?
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- à une adresse email;
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- à un tiers (avec une adresse email enregistrée dans sa fiche);
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Envoi en central: sera effectué par ce biais.
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## Pièces jointes
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(à partir de fin novembre)
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- Possibilité d'ajouter des pièces jointes aux documents ➡️ plusieurs documents;
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- Le tiers peut voir le document **et** les pièces jointes.
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# Manipulations ⛏️
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## Tâche
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- envoyer un document à un tiers;
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- récupérer le lien sur yopmail;
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- consulter le document;
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- vérifier la finalisation automatique du workflow. |