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| La signature électronique dans Chill | night |
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Signature électronique dans Chill
Sommaire
- Nouveautés relatives à la gestion des documents
- Nouveautés relatives aux workflows
- Processus de signature
- Processus d'envoi externes de documents
Gestion des documents: nouveautés
Historique des documents
- À chaque modification d'un document, Chill conserve les anciennes versions;
- Les anciennes versions sont conservées pendant 90 jours.
Il est possible de:
- restaurer un document à une version antérieure;
- télécharger le document depuis une ancienne version;
Droits sur les documents associés à un workflow
Pour les documents associés à un workflow:
- le document est en lecture seule pour tous;
- édition possible par: les utilisateurs qui peuvent appliquer une étape du workflow;
- workflow finalisé ? Le document est en lecture seule.
Duplication de document
Il est possible de dupliquer un document:
- dans les évaluations (actions d'accompagnement);
- dans les parcours.
Cela permet de restaurer un document qui serait figé par un workflow.
Workflows: nouveautés
Annulation automatique des workflows
- workflows non finalisés;
- sans intervention d'un agent…
- …pendant 90 jours
Suppression des workflows annulés
Il est possible de supprimer les workflows annulés (à partir de mi-novembre)
Mettre en attente un workflow
Pour indiquer aux collègues que:
- le workflow est vu;
- mais pas encore traité.
Aucun impact sur la gestion des workflows.
La "mise en attente" ne bloque pas l'annulation automatique après 90 jours.
Maximum 1️⃣ workflow par entité
On ne peut pas créer plusieurs workflows sur un même document.
Envoi à des adresses emails 📨
- 🆕 Groupes utilisateurs;
- Chaque groupe est associé à 1️⃣ adresse email;
- Envoi du workflow à:
- des utilisateurs;
- et/ou des groupes d'utilisateurs;
Adresse email manuelles: supprimée
- Possibilité d'associer les agents aux groupes
- droits automatiques, comme si on listait tous les agents d'un groupe
(pas utilisé par le CD85 au lancement)
Signature électronique des documents
Principe de la signature
- non-modification du document après chaque signature;
- appose une date certaine sur le document;
De manière électronique.
Constitue un "dossier de preuve" pour la signature:
- document d'identité pour l'usager;
- récolte de l'adresse IP, agent signant, etc;
- possibilité de vérifier la non-modification du document;
- possibilité de vérifier que le document existe à cette date.
Esprit: apposer une signature simplement.
ℹ️ Pas de dou️ble vérification de l'identité avec envoi de SMS, etc.
Associé au workflow
Pour apposer une signature:
- un document est présent dans Chill;
- workflow sur ce document;
- étape
Demande de signature.
Uniquement documents PDF
-
Standard pour l'archivage;
-
Le document est converti automatiquement
Depuis
docx,odt, … -
L'ancienne version (modifiable) est conservée;
Elle n'est donc pas supprimée après 90 jours
Zones de signatures
Des zones de signatures vont être ajoutées sur les documents.
Possibilité d'ajouter des zones manuellement
Signature des usagers
- plusieurs signatures par étape
Tout le monde peut appliquer la signature d'un usager
Le workflow est visible par tous.
Pour chaque signature, demande de …
- type de document d'identité;
- numéro de document;
- date d'expiration du document.
Possibilité de signer plus tard
L'usager n'a pas sa carte d'identité, il n'est pas présent, …
L'usager peut revenir signer à l'accueil avec une tablette.
Signature des agents
- 1️⃣ seul agent à la fois
- seul l'agent peut signer
Et si on ne veut pas signer ?
Indiquer si:
- signature annulée;
- signature rejetée.
Après la signature ?
Toutes les signatures doivent être traitées:
Tous les usagers doivent avoir signé
Signature appliquée, rejetée, annulée, …
Signature des agents
-
nouvelle étape
Signature traitée -
l'agent qui a signé "reprend la main"
(il peut donc appliquer la prochaine étape)
Signature des usagers
- nouvelle étape
Signature traitée - l'agent qui a demandé la signature "reprend la main"
⚠️
Délai de quelques secondes après le traitement des signatures
surtout visible après le rejet de la signature
⌛ 3-5 secondes d'attente ⌛
Qui a signé ?
Liste des signatures dans l'historique.
Manipulations ⛏️
Accès
https://chillformation.vendee.fr
formXX ― 🔑 ChillCD85!
Emails: sur https://yopmail.com ― 📬 chillcd85
Tâches
Faire signer un document à sa·son voisin·e de gauche, comme utilisateur·trice.
Générer un document "courrier type" dans le parcours
Faire signer un document à sa·son voisin·e de droite, comme usager.
Convenir à deux du nom de l'usager.
Le voisin de droite est l'usager.
Envoi sécurisé des documents 📧
Calendrier 🗓️
À partir de fin novembre 2024
But
-
Faire parvenir un document à un tiers;
-
Respect du RGPD 🔐;
(Le document ne transite pas par des boites emails non sécurisées)
Fonctionnement
- Le document fait l'objet d'un workflow;
- Étape
Envoi sécurisé par courrier électronique; - Lien sécurisé envoyé par email;
- Le tiers consulte le document dans Chill;
(Il·elle peut télécharger le document)
- Dès la première consultation, le workflow est finalisé automatiquement.
- Le tiers peut encore consulter le document pendant 30 jours;
Sécurisation
- lien sécurisé, code unique;
- maximum 100 consultations (par tiers);
- traçage adresse IP et dates de consultation;
⚠️ N'empêche pas un tiers de transférer l'email avec le lien.
Envoi à qui ?
- à une adresse email;
- à un tiers (avec une adresse email enregistrée dans sa fiche);
Envoi en central: sera effectué par ce biais.
Pièces jointes
(à partir de fin novembre)
- Possibilité d'ajouter des pièces jointes aux documents ➡️ plusieurs documents;
- Le tiers peut voir le document et les pièces jointes.
Manipulations ⛏️
Tâche
- envoyer un document à un tiers;
- récupérer le lien sur yopmail;
- consulter le document;
- vérifier la finalisation automatique du workflow.