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Raw Blame History

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La signature électronique dans Chill night
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Signature électronique dans Chill

Sommaire

  1. Nouveautés relatives à la gestion des documents
  2. Nouveautés relatives aux workflows
  3. Processus de signature
  4. Processus d'envoi externes de documents

Gestion des documents: nouveautés

Historique des documents

  • À chaque modification d'un document, Chill conserve les anciennes versions;
  • Les anciennes versions sont conservées pendant 90 jours.

Historique d'un document


Il est possible de:

  • restaurer un document à une version antérieure;
  • télécharger le document depuis une ancienne version;

Droits sur les documents associés à un workflow


Pour les documents associés à un workflow:

  • le document est en lecture seule pour tous;
  • édition possible par: les utilisateurs qui peuvent appliquer une étape du workflow;
  • workflow finalisé ? Le document est en lecture seule.

Duplication de document

Il est possible de dupliquer un document:

  • dans les évaluations (actions d'accompagnement);
  • dans les parcours.

Cela permet de restaurer un document qui serait figé par un workflow.

Workflows: nouveautés

Annulation automatique des workflows

  • workflows non finalisés;
  • sans intervention d'un agent;
  • pendant 90 jours

Suppression des workflows annulés

Il est possible de supprimer les workflows annulés (à partir de mi-novembre)

Mettre en attente un workflow

Pour indiquer aux collègues que:

  • le workflow est vu;
  • mais pas encore traité.

Aucun impact sur la gestion des workflows.


La "mise en attente" ne bloque pas l'annulation automatique après 90 jours.

Envoi à des adresses emails 📨

  • 🆕 Groupes utilisateurs;
  • Chaque groupe est associé à une adresse email;
  • Possibilité d'associer les agents aux groupes
    • droits automatiques, comme si on listait tous les agents d'un groupe

Adresse email manuelles: supprimée

Maximum 1 workflow par entité

On ne peut pas créer plusieurs workflows sur un même document.

Signature électronique des documents

Principe de la signature

  • non-modification du document après chaque signature;
  • appose une date certaine sur le document;

De manière électronique.


Constitue un "dossier de preuve" pour la signature:

  • document d'identité pour l'usager;
  • récolte de l'adresse IP, agent signant, etc;

Esprit: apposer une signature simplement.

Pas de double vérification de l'identité avec envoi de SMS, etc.

Associé au workflow

Pour apposer une signature:

  • un document est ajouté à Chill;
  • workflow sur ce document;
  • étape Demande de signature.

Uniquement documents PDF

  • Standard pour l'archivage;

  • Le document est converti automatiquement

    Depuis docx, odt, …

  • L'ancienne version (modifiable) est conservée;

    Elle n'est donc pas supprimée après 90 jours

Zones de signatures

Des zones de signatures vont être ajoutées sur les documents.

Document avec zones de signature


Possibilité d'ajouter des zones manuellement

Signature des usagers

  • plusieurs signatures par étape

Tout le monde peut appliquer la signature d'un usager

Le workflow est visible par tous.


Rappel des signatures résultats de recherche


Pour chaque signature, demande de …

  • type de document d'identité;
  • numéro de document;
  • date d'expiration du document.

Demande de document d'identité


Possibilité de signer plus tard

L'usager n'a pas sa carte d'identité, il n'est pas présent, …

L'usager peut signer à l'accueil avec une tablette.

Signature des agents

  • 1 seul agent à la fois
  • seul l'agent peut signer

Après la signature ?

Toutes les signatures doivent être traitées:

Signature appliquée, rejetée, annulée, …


Signature des agents

  • nouvelle étape Signature traitée

  • l'agent qui a signé "reprend la main"

    (il peut donc appliquer la prochaine étape)


Signature des usagers

  • nouvelle étape Signature traitée
  • l'agent qui a demandé la signature "reprend la main"

⚠️

Délai de quelques secondes après le traitement des signatures

3-5 secondes d'attente

Qui a signé ?

Liste des signatures dans l'historique.


List des signatures dans l'historique

Manipulations ⛏️

Accès

https://chillformation.vendee.fr

formXXChillCD85!

Emails: sur https://yopmail.comchillcd85

Envoi sécurisé des documents 📧

Calendrier 🗓️

À partir de fin novembre 2024

But

  • Faire parvenir un document à un tiers;

  • Respect du RGPD;

    (Le document ne transite pas par des boites emails non sécurisées)

Fonctionnement

  1. Le document fait l'objet d'un workflow;
  2. Étape Envoi sécurisé par courrier électronique;
  3. Lien sécurisé envoyé par email;
  4. Le tiers consulte le document dans Chill;

(Il·elle peut télécharger le document)


  1. Dès la première consultation, le workflow est finalisé automatiquement.
  2. Le tiers peut encore consulter le document pendant 30 jours;

Sécurisation

  • lien sécurisé, code unique;
  • maximum 100 consultations (par tiers);
  • traçage adresse IP et dates de consultation;

⚠️ N'empêche pas un tiers de transférer l'email avec le lien.

Envoi à qui ?

  • à une adresse email;
  • à un tiers (avec une adresse email enregistrée dans sa fiche);

Pièces jointes

(à partir de fin novembre)

  • Possibilité d'ajouter des pièces jointes aux workflows.
  • Le tiers peut voir le document et les pièces jointes.