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| La signature électronique dans Chill | night |
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Signature électronique dans Chill
Sommaire
- Nouveautés relatives à la gestion des documents
- Nouveautés relatives aux workflows
- Processus de signature
- Processus d'envoi externes de documents
Gestion des documents: nouveautés
Historique des documents
- À chaque modification d'un document, Chill conserve les anciennes versions;
- Les anciennes versions sont conservées pendant 90 jours.
Il est possible de:
- restaurer un document à une version antérieure;
- télécharger le document depuis une ancienne version;
Droits sur les documents associés à un workflow
Pour les documents associés à un workflow:
- le document est en lecture seule pour tous;
- édition possible par: les utilisateurs qui peuvent appliquer une étape du workflow;
- workflow finalisé ? Le document est en lecture seule.
Duplication de document
Il est possible de dupliquer un document:
- dans les évaluations (actions d'accompagnement);
- dans les parcours.
Cela permet de restaurer un document qui serait figé par un workflow.
Workflows: nouveautés
Annulation automatique des workflows
- workflows non finalisés;
- sans intervention d'un agent;
- pendant 90 jours
Suppression des workflows annulés
Il est possible de supprimer les workflows annulés (à partir de mi-novembre)
Mettre en attente un workflow
Pour indiquer aux collègues que:
- le workflow est vu;
- mais pas encore traité.
Aucun impact sur la gestion des workflows.
La "mise en attente" ne bloque pas l'annulation automatique après 90 jours.
Envoi à des adresses emails 📨
- 🆕 Groupes utilisateurs;
- Chaque groupe est associé à une adresse email;
- Possibilité d'associer les agents aux groupes
- droits automatiques, comme si on listait tous les agents d'un groupe
Adresse email manuelles: supprimée
Maximum 1️⃣ workflow par entité
On ne peut pas créer plusieurs workflows sur un même document.
Signature électronique des documents
Principe de la signature
- non-modification du document après chaque signature;
- appose une date certaine sur le document;
De manière électronique.
Constitue un "dossier de preuve" pour la signature:
- document d'identité pour l'usager;
- récolte de l'adresse IP, agent signant, etc;
Esprit: apposer une signature simplement.
Pas de double vérification de l'identité avec envoi de SMS, etc.
Associé au workflow
Pour apposer une signature:
- un document est ajouté à Chill;
- workflow sur ce document;
- étape
Demande de signature.
Uniquement documents PDF
-
Standard pour l'archivage;
-
Le document est converti automatiquement
Depuis
docx,odt, … -
L'ancienne version (modifiable) est conservée;
Elle n'est donc pas supprimée après 90 jours
Zones de signatures
Des zones de signatures vont être ajoutées sur les documents.
Possibilité d'ajouter des zones manuellement
Signature des usagers
- plusieurs signatures par étape
Tout le monde peut appliquer la signature d'un usager
Le workflow est visible par tous.
Pour chaque signature, demande de …
- type de document d'identité;
- numéro de document;
- date d'expiration du document.
Possibilité de signer plus tard
L'usager n'a pas sa carte d'identité, il n'est pas présent, …
L'usager peut signer à l'accueil avec une tablette.
Signature des agents
- 1️⃣ seul agent à la fois
- seul l'agent peut signer
Après la signature ?
Toutes les signatures doivent être traitées:
Signature appliquée, rejetée, annulée, …
Signature des agents
-
nouvelle étape
Signature traitée -
l'agent qui a signé "reprend la main"
(il peut donc appliquer la prochaine étape)
Signature des usagers
- nouvelle étape
Signature traitée - l'agent qui a demandé la signature "reprend la main"
⚠️
Délai de quelques secondes après le traitement des signatures
⌛ 3-5 secondes d'attente ⌛
Qui a signé ?
Liste des signatures dans l'historique.
Manipulations ⛏️
Accès
https://chillformation.vendee.fr
formXX ― ChillCD85!
Emails: sur https://yopmail.com ― chillcd85
Envoi sécurisé des documents 📧
Calendrier 🗓️
À partir de fin novembre 2024
But
-
Faire parvenir un document à un tiers;
-
Respect du RGPD;
(Le document ne transite pas par des boites emails non sécurisées)
Fonctionnement
- Le document fait l'objet d'un workflow;
- Étape
Envoi sécurisé par courrier électronique; - Lien sécurisé envoyé par email;
- Le tiers consulte le document dans Chill;
(Il·elle peut télécharger le document)
- Dès la première consultation, le workflow est finalisé automatiquement.
- Le tiers peut encore consulter le document pendant 30 jours;
Sécurisation
- lien sécurisé, code unique;
- maximum 100 consultations (par tiers);
- traçage adresse IP et dates de consultation;
⚠️ N'empêche pas un tiers de transférer l'email avec le lien.
Envoi à qui ?
- à une adresse email;
- à un tiers (avec une adresse email enregistrée dans sa fiche);
Pièces jointes
(à partir de fin novembre)
- Possibilité d'ajouter des pièces jointes aux workflows.
- Le tiers peut voir le document et les pièces jointes.