--- title: La signature électronique dans Chill theme: night css: - https://www.unpkg.com/fork-awesome@1.2.0/css/fork-awesome.min.css - ./styles.css --- # Signature électronique dans Chill ## Sommaire 1. Nouveautés relatives à la gestion des documents 2. Nouveautés relatives aux workflows 3. Processus de signature 4. Processus d'envoi externes de documents # Gestion des documents: nouveautés ## Historique des documents - À chaque modification d'un document, Chill conserve les anciennes versions; - Les anciennes versions sont conservées pendant 90 jours. ----  ---- Il est possible de: - restaurer un document à une version antérieure; - télécharger le document depuis une ancienne version; ## Droits sur les documents associés à un workflow --- Pour les documents associés à un workflow: - le document est en **lecture seule** pour tous; - **édition possible** par: les utilisateurs qui peuvent appliquer une étape du workflow; - **workflow finalisé** ? Le document est en lecture seule. ## Duplication de document Il est possible de dupliquer un document: - dans les évaluations (actions d'accompagnement); - dans les parcours. Cela permet de restaurer un document qui serait figé par un workflow. # Workflows: nouveautés ## Annulation automatique des workflows - workflows non finalisés; - sans intervention d'un agent; - pendant 90 jours ## Suppression des workflows annulés Il est possible de supprimer les workflows annulés (à partir de mi-novembre) ## Mettre en attente un workflow Pour indiquer aux collègues que: - le workflow est vu; - mais pas encore traité. Aucun impact sur la gestion des workflows. ---- La "mise en attente" ne bloque pas l'annulation automatique après 90 jours. ## Envoi à des adresses emails 📨 - 🆕 Groupes utilisateurs; - Chaque groupe est associé à une adresse email; - Possibilité d'associer les agents aux groupes - droits automatiques, comme si on listait tous les agents d'un groupe Adresse email manuelles: supprimée ## Maximum :one: workflow par entité On ne peut pas créer plusieurs workflows sur un même document. # Signature électronique des documents ## Principe de la signature - **non-modification du document** après chaque signature; - appose une **date certaine** sur le document; De manière électronique. ---- Constitue un "dossier de preuve" pour la signature: - document d'identité pour l'usager; - récolte de l'adresse IP, agent signant, etc; ---- Esprit: apposer une signature simplement. Pas de double vérification de l'identité avec envoi de SMS, etc. ## Associé au workflow Pour apposer une signature: - un document est ajouté à Chill; - workflow sur ce document; - étape `Demande de signature`. ## Uniquement documents PDF - Standard pour l'archivage; - Le document est converti automatiquement Depuis `docx`, `odt`, … - L'ancienne version (modifiable) est conservée; Elle n'est donc pas supprimée après 90 jours ## Zones de signatures Des zones de signatures vont être ajoutées sur les documents.  ---- Possibilité d'ajouter des zones manuellement ## Signature des usagers - plusieurs signatures par étape ---- **Tout le monde** peut appliquer la signature d'un usager Le workflow est visible par tous. ----  ---- ### Pour chaque signature, demande de … - type de document d'identité; - numéro de document; - date d'expiration du document. ----  ---- ### Possibilité de signer plus tard L'usager n'a pas sa carte d'identité, il n'est pas présent, … L'usager peut signer à l'accueil avec une tablette. ## Signature des agents - :one: seul agent à la fois - seul l'agent peut signer ## Après la signature ? **Toutes** les signatures doivent être traitées: Signature appliquée, rejetée, annulée, … ----- ### Signature des agents - nouvelle étape `Signature traitée` - l'agent qui **a signé** "reprend la main" (il peut donc appliquer la prochaine étape) ---- ### Signature des usagers - nouvelle étape `Signature traitée` - l'agent qui a **demandé** la signature "reprend la main" ---- ### :warning: Délai de quelques secondes après le traitement des signatures ⌛ 3-5 secondes d'attente ⌛ ## Qui a signé ? Liste des signatures dans l'historique. ----  # Manipulations ⛏️ ## Accès [https://chillformation.vendee.fr](chillformation.vendee.fr) `formXX` ― `ChillCD85!` Emails: sur [https://yopmail.com](yopmail.com) ― `chillcd85` # Envoi sécurisé des documents 📧 ## Calendrier 🗓️ À partir de fin novembre 2024 ## But - Faire parvenir un document à un tiers; - Respect du RGPD; (Le document ne transite pas par des boites emails non sécurisées) ## Fonctionnement 1. Le document fait l'objet d'un workflow; 2. Étape `Envoi sécurisé par courrier électronique`; 3. Lien sécurisé envoyé par email; 4. Le tiers consulte le document dans Chill; (Il·elle peut télécharger le document) ---- 5. Dès la première consultation, le workflow est finalisé automatiquement. 6. Le tiers peut encore consulter le document pendant 30 jours; ## Sécurisation - lien sécurisé, code unique; - maximum 100 consultations (par tiers); - traçage adresse IP et dates de consultation; :warning: N'empêche pas un tiers de transférer l'email avec le lien. ## Envoi à qui ? - à une adresse email; - à un tiers (avec une adresse email enregistrée dans sa fiche); ## Pièces jointes (à partir de fin novembre) - Possibilité d'ajouter des pièces jointes aux workflows. - Le tiers peut voir le document **et** les pièces jointes.