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Chill | Logiciel d'accompagnement social |
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Qu'est-ce que Chill ?
Logiciel d'accompagnement social
"Dossier social électronique"
Logiciel libre
À quoi sert Chill ?
Consigner les informations sur l'accompagnement des usagers
Partager ces informations
Collecter des statistiques sur l'activité
Le logiciel est utilisable au quotidien par les travailleurs sociaux.
3 Univers clés
La couleur du bandeau diffère
- Usager
- Parcours
- Ménage
Univers Usager
Bandeau vert
Informations relatives à un usager
Informations générales:
- nom;
- prénom;
- numéros de téléphone;
- date de naissance;
- …
Autres informations que l'on peut associer:
- documents liés à un usager (justificatif de domicile, etc.);
- tâches liées à un usager (rappel de l'usager, etc.);
- personnes ressources;
- adresses de résidence;
Collecte / synthèse d'informations provenant d'autres univers
Parcours ouverts, échanges et rendez-vous, etc.
Univers Ménage
Bandeau gris/vert
Regroupe les personnes qui habitent à la même adresse.
Attention: il ne s'agit pas seulement des personnes qui font partie de la même famille.
Chaque membre a une position dans le ménage
- Adulte dans le ménage
- Enfants (-18 ans) dans le ménage
- Enfants (-18 ans) hors ménage
Le ménage "donne" l'adresse à l'usager
Uniquement s'il est dans une position
- Adulte dans le ménage
- Enfants (-18 ans) dans le ménage
Un usager ne peut être que dans un seul ménage simultanément à une de ces positions.
La position Enfant (-18 ans hors ménage)
ne détermine pas l'adresse de l'usager.
Un enfant peut être "hors ménage" dans plusieurs ménages simultanément.
Application: gardes alternées
Notion de titulaire
- Uniquement à titre d'information
- Pas d'impact sur le traitement du dossier
- Seuls les adultes peuvent être titulaires
Univers Parcours
Bandeau gris métallique
Qu'est-ce qu'un parcours ?
Demande de l'usager
Le parcours répond à une demande de l'usager.
Le parcours concerne une ou plusieurs problématiques sociales.
Exemples:
::: { .columns }
:::::: { .column width="60%" }
- personnes âgées
- insertion socio-professionnelle ::::::
:::::: { .column width="40%" }
- protection de l'enfance
- … ::::::
:::
- Il existe une hiérarchie dans les problématiques;
- A l'ouverture du parcours, une problématique de plus haut niveau peut être choisie. Elle sera précisée par la suite.
Le parcours comporte un ou plusieurs "usagers concernés"
Il ne s'agit pas toujours d'usagers du même ménage.
Le parcours a une adresse
-
soit une adresse "temporaire" (saisie rapide);
-
soit l'adresse d'un des usagers concernés par le parcours
Précisions apportées par le référent
Si l'adresse d'un usager change, le référent est notifié.
Le parcours est mené par un référent
- un seul référent;
- pas obligatoire au moment de la confirmation;
- suggestion de référent par localisaton;
Le parcours comporte des échanges
Avec des usagers ou des tiers:
- visites à domicile;
- appel d'un usager
- …
Mais aussi en interne:
- réunions
- …
Le parcours comporte des actions
Mises en place pour répondre aux problématiques
Exemples:
- Favoriser le maintien à domicile
- Première demande AEB
- …
Plus sur les actions
::: incremental
- Les actions peuvent comporter des objectifs, et des Résultats
- Les actions peuvent comporter des Évaluations - Courriers - Formulaires
- Ces Évaluations - Courriers - Formulaires génèrent des documents
:::
Un parcours au quotidien
Un appel téléphonique à une MDSF, de Mme Diallo
«J'ai des difficultés à payer ma facture EDF»
- Création de la fiche usager;
- Création d'un parcours avec la problématique Accompagnement social Adulte > Aides financières administratives
Un référent de parcours est désigné
- soit par une réunion de régulation;
- soit par les suggestions de référent (sectorisation);
Le référent de parcours rencontre Mme Diallo.
Création d'un échange Rencontre physique
Au cours de l'échange, il apparait que Mme Diallo est éligible pour demander une aide pour les impayés, en particulier le FSL maintien.
Le référent indique un compte-rendu dans l'échange.
Il indique les problématiques abordées, et coche l'action Demander une aide pour les impayés.
On crée donc un lien entre chaque échange et les problématiques et actions du parcours.
Lors de la création de l'échange, Chill vérifie si l'action Demander une aide pour les impayés a déjà été ajoutée au parcours. Si ça n'est pas le cas, l'action est ajoutée au parcours.
Le référent ouvre l'action Demander une aide pour les impayés
Le référent donne un objectif à cette action: FSL Maintien - Énergies / fluides
Il génère une évaluation et un document Imprimé unique à partir des informations contenues dans Chill.
Autres entités
Activités annexes
- Actions qui ne s'enregistrent pas dans un parcours;
- Saisie rapide depuis la page d'accueil;
Tâches
- "Choses à faire", pour soi ou pour un·e collègue;
- rappel des tâches à échéances
- page d'accueil
- menu utilisateur
Rendez-vous
- à venir, été 2022
Annuaire de tiers
- Partagé entre collègues
Notifications entre collègues
- découverte en fin de journée
Workflow / suivi de décision
- découverte en fin de journée
Relation entre le travail quotidien et Chill
Je fais une visite à domicile (TMS)
::: incremental
- Environnement: Parcours
- J'ajoute un Échange de type Entretien physique avec l'usager
- Je précise dans l'échange les problématiques sociales concernées, et l'action liée. :::
J'appelle l'usager (AA)
::: incremental
- Environnement: Parcours
- J'ajoute un Échange de type Appel téléphonique Je précise que l'appel est
Sortant
. - Je précise dans l'échange les problématiques sociales concernées, et l'action liée. :::
Un usager ou un tiers m'appelle (AA ou TMS)
::: incremental
- Environnement: Parcours
- J'ajoute un Échange de type Appel téléphonique. Je précise que l'appel est
Entrant
. - Je précise dans l'échange les problématiques sociales concernées, et l'action liée. :::
J'organise une réunion pour évoquer la situation de l'usager (TMS)
::: incremental
- Environnement: Parcours
- J'ajoute un Échange de type Réunion.
- Je précise dans l'échange les problématiques sociales concernées, et l'action liée. :::
Rencontre avec un usager: une demande d'aide pour des impayés est décidée (TMS)
::: incremental
- Environnement: Parcours
- J'ajoute un Échange de type Entretien physique avec l'usager.
- J'ajoute les problématiques demande d'aide pour des impayés. :::
Je reçois un courrier à propos d'un usager
::: incremental
-
Environnement: Parcours
-
J'ajoute un Échange de type Courrier. Je précise que le courrier est
Entrant
. -
Je précise dans l'échange les problématiques sociales concernées, et l'action liée.
(Un scan du courrier peut être joint à l'échange) :::
J'ai besoin de faire un imprimé unique dans le cadre d'un accompagnement
::: incremental
- Environnement: Parcours
- Si l’action d’accompagnement n’existe pas dans le parcours, on la crée.
- J’y ajoute une évaluation Imprimé unique. Au sein de cette action, soit on insère le document, soit on le génère automatiquement. :::
J'ai un document administratif ou une pièce officielle
::: incremental
- Environnement: Parcours ou Usager (en fonction du document)
- J'ajoute ce document au parcours de l'usager. :::
J'ai besoin de renseigner les membres du ménage d'un usager
::: incremental
-
Environnement: Ménage
-
Je vais dans le ménage de l'usager et j'ajoute des membres (= d'autres usagers).
Si ces usagers n'existent pas dans la base de donnée, je les crée. :::
Un usager se sépare et quitte sa compagne
::: incremental
-
Environnement: Ménage
-
Je vais dans le ménage de l'usager et fais "quitter le ménage". Je le rattache à un autre ménage existant, ou je le crée.
Si je ne connais pas la nouvelle adresse, je clique sur
Quitter sans rejoindre un ménage
. :::
J'ai des informations à renseigner sur l'usager
::: incremental
- Environnement: Usager
- Je vais dans le dossier de l'usager et je les renseigne. :::
J'ai un justificatif de domicile
::: incremental
- Environnement: Usager
- Je crée un document et j'insère un scan dans la fiche de l'usager. :::
Un usager se présente à l'accueil de la MDSF et cherche le guichet de la CAF
::: incremental
- Je crée une activité annexe de type
Accueil physique
. :::
J'organise un atelier «Sensibilisation à la tenue d'un budget»
::: incremental
- Je crée une activité annexe de type
Action collective > insertion
. :::
Je reçois un avis d'expulsion pour Madame X
::: incremental
-
Environnement: Parcours
-
Je crée une échange de type Courrier, j'indique qu'il s'agit d'un courrier
Entrant
et on lui associe les problématiques.Si le T(M)S crée l'échange, il indique également les actions associées. :::
Découverte et manipulation
Deux instances
-
instance de production
- Authentification à l'aide des identifiants Vendée
-
instance de formation
- Mot de passe partagé
- Ne pas stocker d'informations sensibles
- "Bac à sable"
Se connecter sur l'instance de formation
Mot de passe: ChillCD85!
Découverte de l'interface
Différents menus
- Menu section: donne accès à différentes parties du logiciel
- Menu utilisateur: informations liées à l'utilisateur
Le moteur de recherche
Rechercher par...
-
Morceau du nom et prénom; Insensible à la casse et aux accents
-
Présentation des résultats par pertinence;
-
Numéro de téléphone
-
Date de naissance
Toujours mois/jour à 2 chiffres:
16/06/1981
,15-08-1974
Recherche avancée
- Par ville / code postal
- Par intervalle de date de naissance
- l'intervalle inclut la date recherchée: "Nés à partir du 1er janvier" inclut les personnes nées ce jour-là.
Affichage des parcours en cours
- dès les résultats de recherche
Exercice
- Comment s’appelle l’usager né le 2 mai 1986 ?
- Quelle est la date de naissance de Lorraine Marion ?
- Quel est le prénom de M Diallo, né le 17/03/2000 ?
- Trouvez un enfant mineur qui s’appelle chartier
- Trouvez tous les bébés nés cette année en 2021
Créer un parcours
Recherche de l'usager et création d'un parcours
- la création d'un usager est toujours effectuée après la recherche
- création d'un parcours directement depuis le formulaire de création d'un usager
Formulaire de création d'un parcours
Premier échange
-
problématique associée: vient compléter celle du parcours si elle n'est pas déjà associée;
-
action sociale: créée depuis un échange si inexistante
Si une action a une date de fin antérieure à l'échange, l'action est re-créée.
Ménages
Alerte dans le parcours
Messages d'alerte:
- indiquer une adresse
- pour cela: créer un ménage
"Tunnel" de création d'un ménage
- une étape = une question
Ajouter un usager au ménage
- soit depuis le dossier ménage:
-
Résumé
> Ajouter un membre (membre externe)Possible d'ajouter un nouvel usager "à la volée".
-
Quitter le ménage
depuis la liste des membres
-
- soit depuis le dossier de l'usager;
Composition familiale
- important pour les statistiques;
- n'est pas calculée automatiquement
Retour au parcours: les actions d'accompagnement
Les actions sont
- créées depuis un échange;
- ou ajoutées manuellement depuis le parcours.
Objectifs / résultat
Évaluations
Générer un document depuis une évaluation
Ajouter un document manuellement
Commentaires dans les parcours
Visibles par tous
Commentaire épinglé
Documents dans les parcours
Ajouter un document
Générer un document depuis un gabarit
Notifications
Notifications "système"
Reçues par l'utilisateur lorsque:
- il est désigné comme référent;
- l'usager qui localise le parcours change d'adressse;
- il doit répondre à un workflow;
Notifications créées par un autre utilisateur
Dans:
- les échanges
- un parcours
Visibilité des notifications
Uniquement pour les protagonistes de l'échange.
Possibilité de répondre à une notification
Workflow
Disponible pour:
- les documents dans les évaluations;
- les actions;
- les documents dans les parcours.
Suivi de décision
-
une étape à la fois.
Ex.: "En attente de mise en forme", "En attente de visa", "En attente d'envoi", …
À chaque étape, on applique:
-
une transition
Ex.: "Demande de visa", "Demande d'envoi", …
-
le prochain destinataire
Droits d'accès à une étape
Seuls les utilisateurs désignés peuvent appliquer la transition suivante.
Autorisation valable pour une seule transition.
Envoi à une adresse email
L'email contient un lien sécurisé. L'utilisateur se connecte avec son compte Chill et peut agir sur cette étape.
Utile pour les adresses utilisées par des pool de travailleurs·euses.
La fiche usager
Différents onglets du menu
Différents pour les mineurs et majeurs
::: { .columns }
:::::: { .column }
- Généralités;
- Informations socio-professionnelles (mineur et majeur)
- Information logement (mineur et majeur) ::::::
:::::: { .column }
- Information famille du mineur
- Scolarité du mineur
- Informations médicales (mineur) ::::::
:::
Adresses de résidence
Adresses temporaires
Liées à:
- un tiers;
- un autre usager enregistré dans Chill;
- un champ texte;
Personnes ressources
Liées à:
- un tiers;
- un autre usager enregistré dans Chill;
- un champ texte;
Documents
- possibilité d'insérer un document depuis son poste
- ou de générer à partir des informations du logiciel
Budget
- dans le ménage ou dans le dossier de l'usager
- notion de ressources / charges
- date de début et date de fin: historique possible
Tâches
Informations / tâche à se rappeler
- pour soi;
- pour un collègue
Page récapitulative
- une page personnelle rappelle se propres tâches
- différents filtres
Dates dans les tâches
-
date de début;
-
date d'échéance;
-
délai de rappel avant échéance;
-
notion de tâche "terminée".
Page d'accueil
Enregistrement des activités annexes
Directement depuis la page d'accueil:
- accueil physique;
- entretien téléphonique;
D'autres via le menu Utilisateur > Mes activités annexes
Onglets informations importantes
-
Mes notifications
-
Mes parcours
Parcours attribués depuis moins de 15 jours
-
Mes évaluations
- Evaluations qui arrivent à date d'échéance dépassée
- ou intervalle de rappel dépassé
-
Mes tâches
- date d'échéance dépassée
- date de rappel dépassée
-
Mes workflows
- Workflows en attente de ma transition