13 KiB
AVG en veiligheid
Voldoet uw software aan de AVG?
Ja. Chill leeft het principe van Privacy by Design, zoals gedefinieerd in de AVG, volledig na.
Dat betekent dat de bescherming van persoonsgegevens al bij het ontwerp van de toepassing wordt meegenomen, en bij elke stap van de verdere ontwikkeling. Onze ontwikkelteams nemen veiligheids- en vertrouwelijkheidsvraagstukken systematisch mee vanaf de start van elk project.
Enkele concrete voorbeelden van die aanpak:
- Chill biedt een systeem voor fijnmazig beheer van toegangsrechten, met de mogelijkheid om de zichtbaarheid van gegevens te beperken per centrum of per dienst.
- Voor elke nieuwe functionaliteit worden de nodige toegangsrechten geanalyseerd, nog voor ze in productie gaat.
- De ontwikkeling steunt op Symfony, een erkend opensourceframework met robuuste veiligheidsstandaarden.
- De broncode is open, wat regelmatige veiligheidsaudits en snelle aanpassingen mogelijk maakt.
Wat is de minimale complexiteit van het wachtwoord?
Het wachtwoord moet minstens 9 tekens bevatten, waaronder:
- een hoofdletter,
- een kleine letter,
- een speciaal teken uit: @#$%!,;:+"'-/{}\\~=µ()£].
Alle andere tekens zijn eveneens toegelaten. De complexiteit kan indien nodig worden verhoogd.
Gebruikt u tweefactorauthenticatie?
Tweefactorauthenticatie is beschikbaar voor organisaties die over een identiteitsserver in SAMLv2 beschikken.
In de loop van 2026 wordt ze veralgemeend en verplicht via onze eigen identiteitsserver.
Is de traceerbaarheid van de aanmeldingen beschikbaar?
Ja, raadplegingen van dossiers worden bijgehouden in toegangslogboeken en één jaar bewaard. Er wordt gewerkt aan een ontwikkeling om die geschiedenis toegankelijk te maken vanuit de beheersinterface.
De gedetailleerde traceerbaarheid van de acties per gebruiker ("wie doet wat" in de dossiers) is nog niet beschikbaar, maar kan het voorwerp uitmaken van een specifieke ontwikkeling.
Kan er een SSO-verbinding worden opgezet?
Ja, de installatie van SSO (Single Sign-On) is mogelijk om de authenticatie te vereenvoudigen. Daarvoor moet u over een identiteitsserver beschikken.
Kunnen externe gebruikers beperkte rechten krijgen?
Nee. Die functionaliteit bestaat niet: externe personen zonder gebruikersaccount hebben geen toegang tot de tool.
Kunnen de gegevens worden gerecupereerd wanneer het contract stopt?
Ja. Bij hosting op onze servers bezorgen wij de volledige databank en alle documenten die tijdens de gebruiksperiode zijn gegenereerd.
Waar worden de gegevens gehost?
De gegevens worden in Frankrijk gehost, bij OVH.
Bestaat er een functie voor automatische anonimisering?
Die functionaliteit is nog niet beschikbaar, maar staat wel gepland. Ze zal het mogelijk maken om via de beheersinterface een termijn in jaren in te stellen vóór de automatische anonimisering van de gegevens.
Kunnen er gebruikersprofielen met specifieke rechten worden aangemaakt?
Ja. Vanuit de beheersinterface kunt u profielen met aangepaste rechten aanmaken, door een combinatie te maken van:
- Opdeling per centrum: een gebruiker ziet enkel de cliënten van zijn of haar centrum (bv. "Centrum Franche-Comté").
- Opdeling per dienst: een gebruiker ziet enkel de cliënten die aan een specifiek domein of een specifieke dienst gekoppeld zijn (bv. een maatschappelijk werker gespecialiseerd in socioprofessionele inschakeling kan de tussenkomsten van collega's van de dienst "ondersteuning bij ouderschap" niet zien).
De functionele beheerder stelt de toegangsrechten per actie in (een contact aanmaken, een document wijzigen enz.) volgens de profielen.
Welke persoonsgegevens verzamelt u?
De software maakt het mogelijk om persoonsgegevens te verzamelen over:
- de identiteit van de cliënt,
- het beheer van zijn of haar budget,
- de sociale begeleidingsacties,
- de documenten die bij die begeleiding horen.
Die gegevens worden door onze klanten bepaald, verzameld en beheerd volgens hun eigen interne beleid.
Champs-Libres staat enkel in voor de hosting en heeft geen toegang tot de gegevens, met uitzondering van:
- het telefoonnummer dat gebruikt wordt om sms'en te versturen
- de e-mailadressen die gebruikt worden om e-mails te versturen naar gebruikers van de software of naar derden;
Alle andere gegevens die Champs-Libres verwerkt, zijn geanonimiseerd, gepseudonimiseerd of niet-persoonsgebonden (bv. aantal verzonden e-mails, opslagvolume, aantal actieve gebruikers enz.).
Waarvoor worden die persoonsgegevens gebruikt?
Champs-Libres verwerkt de persoonsgegevens van de cliënten niet voor andere doeleinden dan de beveiligde opslag voor rekening van de klant.
De gegevens worden enkel gebruikt voor het beheer van de hosting en voor de facturatie.
Wie heeft toegang tot die persoonsgegevens en aan wie worden ze meegedeeld?
Wat de persoonsgegevens van de cliënten betreft, zijn onze klanten als enige verwerkingsverantwoordelijke. Champs-Libres heeft er geen toegang toe.
Wat de gegevens over het beheer van de hosting betreft:
- enkel de systeembeheerders van Champs-Libres hebben er toegang toe,
- zij kunnen statistieken opmaken voor facturatiedoeleinden,
- die gegevens worden enkel op verzoek aan de klanten meegedeeld, om een factuur te staven.
Hoe lang worden de gegevens bewaard?
-
Gegevens van de cliënten: de bewaartermijn is instelbaar door elke klant. Een specifieke module om die termijn te configureren wordt in de loop van 2025 beschikbaar.
-
Telefoonnummers voor de sms'en: één jaar bewaard na facturatie.
Welke veiligheidsmaatregelen zijn er om de gegevens te beschermen?
-
De databank wordt gehost op een privé intern netwerk, binnen de infrastructuur van OVH.
-
De toegang tot de servers is beperkt tot de systeembeheerders, en verloopt uitsluitend via authenticatie met een privé-/publieke sleutel.
-
Champs-Libres past een intern veiligheidsbeleid toe dat verplicht is voor alle medewerkers.
-
Er worden minstens drie keer per dag versleutelde back-ups gemaakt, die in een extern datacenter worden bewaard.
Bestaat er een procedure om te antwoorden op vragen van cliënten (AVG-rechten)?
Die procedure moet door de klant worden uitgewerkt. Champs-Libres heeft immers geen toegang tot de gegevens van de cliënten en kan dus niet rechtstreeks op hun vragen antwoorden (recht op inzage, verbetering enz.).
Bij een vraag (bijvoorbeeld de lijst opvragen van de sms'en die naar een nummer zijn gestuurd) moet de gebruiker zich tot de klant richten, die zich vervolgens indien nodig tot ons kan wenden. Blijft een antwoord van de klant uit, dan kan de gebruiker ons rechtstreeks contacteren.
Hebt u een procedure voor de melding van inbreuken op persoonsgegevens?
Ja.
Er is een interne procedure voor incidentbeheer. Die verplicht ons om:
- elke inbreuk op persoonsgegevens te documenteren,
- de betrokken klant systematisch op de hoogte te brengen,
- de bevoegde toezichthoudende autoriteit te informeren wanneer de situatie dat vereist, conform de geldende regelgeving.
Functionaliteiten en aanpasbaarheid
Kunnen velden in het cliëntprofiel worden verborgen, toegevoegd of hernoemd?
Verbergen: bepaalde velden kunnen worden verborgen.
Toevoegen: ja, zie de volgende vraag.
Hernoemen: in bepaalde gevallen kunnen velden worden hernoemd. Dat is niet beschikbaar in ons standaardaanbod; er moeten bijkomende onderhoudskosten worden aangerekend.
Kunt u het gegeven XYZ registreren in het dossier van een cliënt?
Ja, er zijn twee mogelijkheden naargelang uw noden:
-
Aangepaste velden toevoegen
Via de beheersinterface kunt u bijkomende velden instellen in de cliëntprofielen (de term die Chill gebruikt).
Deze methode is snel en toegankelijk, maar die velden kunnen niet worden gebruikt voor statistieken of voor het genereren van documenten.
-
Een specifieke module ontwikkelen
Voor een meer geavanceerde behoefte (statistieken, automatisch genereren van documenten, bedrijfsregels enz.) kan er een specifieke module worden ontwikkeld, volledig afgestemd op uw werking.
Deze optie biedt meer mogelijkheden, maar vraagt een investering in ontwikkeling en onderhoud.
Kan er een nieuwe rubriek (bv. "Werk") aan het profiel worden toegevoegd?
Ja, dat kan, maar het vraagt een specifieke ontwikkeling.
Kunnen er nieuwe genders worden toegevoegd?
Ja, vanuit de beheersinterface (rubriek Cliënt).
Kunnen er velden aan de geavanceerde zoekfunctie worden toegevoegd?
Ja, via een ontwikkeling op maat kunnen er andere zoekvelden worden toegevoegd. Bijvoorbeeld: zoeken op rijksregisternummer. In de loop van het eerste kwartaal van 2026 wordt het mogelijk om te zoeken op specifieke unieke identificatiegegevens die door de klant worden beheerd.
Kan de zichtbaarheid van een traject binnen eenzelfde team worden beperkt?
Ja. Een traject kan het label "vertrouwelijk" krijgen. Het is dan enkel zichtbaar voor de referentiepersoon en voor de gebruikers met een specifiek recht op vertrouwelijke trajecten.
Wat zijn de archiveringsregels voor trajecten?
Ontwerp: traject dat op validatie wacht.
In actieve opvolging: gevalideerd traject dat momenteel wordt opgevolgd.
Buiten actieve opvolging: geen tussenkomst meer sinds 6 maanden.
Voorgearchiveerd: geen tussenkomst sinds meer dan 2 jaar.
Afgesloten: traject beëindigd.
Kan er een medereferent aan een traject worden toegevoegd?
Nog niet, maar die functionaliteit staat op onze roadmap.
Kunnen er doelstellingen worden bepaald en opgevolgd voor elke begeleide persoon?
Ja. In elk traject kunt u het volgende toevoegen:
- begeleidingsacties,
- de bijbehorende doelstellingen en resultaten.
Die elementen zijn aanpasbaar via de beheersinterface en kunnen worden geëxporteerd voor statistische doeleinden.
Kunnen de begeleidingen worden getypeerd?
Ja, dankzij het gebruik van sociale problematieken waarmee elk traject kan worden getagd. Ze kunnen voor elk contact worden bepaald en zijn volledig instelbaar door een functionele beheerder.
Kunnen er gesprekken met de cliënt worden gepland?
Ja. Via het tabblad Afspraken kunt u gesprekken plannen. Er is ook een systeem van herinneringen per sms beschikbaar.
Kunnen er meldingen worden ingesteld voor toekomstige acties?
Ja, via het tabblad Taken. U kunt taken aanmaken met meldingen vóór de vervaldatum. Voor meldingen die rechtstreeks aan begeleidingsacties gekoppeld zijn, is een specifieke ontwikkeling nodig.
Kunnen documenten worden opgeslagen, beheerd en gedeeld?
Ja. Met de software kunt u:
- documenten registreren en koppelen aan een cliënt of aan zijn of haar begeleiding;
- automatisch documenten genereren (brieven, formulieren enz.) op basis van de gegevens in de software.
Toegankelijkheid, gebruiksgemak en koppelingen
Is de tool intuïtief in gebruik?
Ja, maar veranderingsbegeleiding is aan te raden om een geslaagde uitrol te verzekeren. Wij bieden:
- opleidingen voor gebruikers,
- of opleidingen voor interne opleiders.
Werkt de tool op verschillende toestellen?
Ja, de software is toegankelijk via een webbrowser, op computer, tablet en smartphone, zonder installatie.
Kan de vormgeving worden aangepast (kleuren, interface)?
Nee, het aanpassen van de vormgeving (kleuren, thema's enz.) is niet beschikbaar.
Wat is de toegankelijkheidsgraad?
We werken actief aan het verbeteren van de digitale toegankelijkheid, met regelmatige correcties op de kritieke punten.
Is het mogelijk om gesproken notities te nemen?
Die functionaliteit is in ontwikkeling, op vraag van een klant die de tool op het terrein gebruikt.
Kan er met cliënten worden gecommuniceerd of kunnen zij documenten opladen?
Nee, dat is nog niet mogelijk. Die functionaliteit wordt momenteel onderzocht voor een toekomstige ontwikkeling.
Kunnen begeleidingsprofessionals onderling communiceren?
Ja. Gebruikers kunnen communiceren via:
- meldingen die op meerdere plaatsen in de software beschikbaar zijn
- de module evenementen, waarmee gezamenlijke evenementen kunnen worden aangemaakt ****(vergaderingen, tussenkomsten enz.).
Kan de tool aan andere software worden gekoppeld?
Ja, dat kan. Er is een technische analyse nodig om het volgende te bepalen:
- de soorten gegevens die moeten worden uitgewisseld,
- de formaten,
- de betrokken tools.
Rapportering en opvolging van indicatoren
Kan het volledige profiel van een cliënt worden geëxporteerd?
Ja, dat kan aan de hand van een gegenereerd document dat alle nodige gegevens bevat.
Kunnen er statistieken over trajecten en acties worden gegenereerd?
Ja. De software beschikt over:
- meer dan 100 filters,
- meer dan 120 groeperingen.
U kunt aangepaste exports opslaan en delen om het collectieve gebruik te vergemakkelijken.
Ondersteuning en onderhoud
Voert u regelmatig updates uit?
Ja:
- Er wordt een minor versie gepubliceerd zodra een nieuwe functionaliteit klaar is.
- Correcties worden snel gepubliceerd nadat een bug is gemeld (meestal binnen de week).
- Die versies worden vervolgens automatisch uitgerold op de gehoste installaties.
Hoe werkt de ondersteuning?
Voor grote organisaties: een ticketbeheertool wordt ter beschikking gesteld, samen met een toegewijde projectleider.
Voor kleinere organisaties: er wordt een accountmanager toegewezen, zonder exclusiviteit.
De ondersteuning is beschikbaar via e-mail en telefoon tijdens de kantooruren (9-17 uur, van maandag tot vrijdag).