Connaitre les possibilités du logiciel

Comprendre les concepts pour enregistrer le travail social

Démarrer le travail d’adaptation au sein du CD87

Logiciel d’accompagnement social

“Dossier social électronique”

Logiciel libre

Consigner les informations sur l’accompagnement des usagers

Partager ces informations

Collecter des statistiques sur l’activité

Le logiciel est utilisable au quotidien par les travailleurs sociaux.

La couleur du bandeau diffère

• Usager
• Parcours
• Ménage

Bandeau vert

Informations relatives à un usager

Informations générales:

• nom;
• prénom;
• numéros de téléphone;
• date de naissance;
• …

Autres informations que l’on peut associer:

• documents liés à un usager (justificatif de domicile, etc.);
• tâches liées à un usager (rappel de l’usager, etc.);
• personnes ressources;
• adresses de résidence;

Collecte / synthèse d’informations provenant d’autres univers

Parcours ouverts, échanges et rendez-vous, etc.

Bandeau gris/vert

Regroupe les personnes qui habitent à la même adresse.

Attention: il ne s’agit pas seulement des personnes qui font partie de la même famille.

(Il peut y avoir plusieurs ménages pour une même adresse)

Chaque membre a une position dans le ménage

Exemple:

• Adulte dans le ménage
• Enfants (-18 ans) dans le ménage
• Enfants (-18 ans) hors ménage

👷🏾 Confirmer les positions importées du CD85

Le ménage “donne” l’adresse à l’usager

Uniquement s’il est dans une position

• Adulte dans le ménage
• Enfants (-18 ans) dans le ménage

Un usager ne peut être que dans un seul ménage simultanément à une de ces positions.

La position Enfant (-18 ans hors ménage) ne détermine pas l’adresse de l’usager.

Un enfant peut être “hors ménage” dans plusieurs ménages simultanément.

Application: gardes alternées

⚙️ Explication paramètre “Positions dans le ménage”

Possibilité de créer plusieurs positions:

• libellé;
• accepte la notion de titulaire;
• partage le ménage ➡️ donne l’adresse ➡️ un seul ménage possible

Notion de titulaire

• Uniquement à titre d’information
• Pas d’impact sur le traitement du dossier
• Seuls les adultes peuvent être titulaires ⚙️

Bandeau gris métallique

Demande de l’usager

Le parcours répond à une demande de l’usager.

Le parcours concerne une ou plusieurs problématiques sociales.

Exemples:

• Il existe une hiérarchie dans les problématiques;
• A l’ouverture du parcours, une problématique de plus haut niveau peut être choisie. Elle sera précisée par la suite.

⚙️ Les problématiques sociales sont un paramètre

👷🏾 Confirmer les problématiques importées du CD85

Le parcours comporte un ou plusieurs “usagers concernés”

Il ne s’agit pas toujours d’usagers du même ménage.

Le parcours a une adresse

• soit une adresse “temporaire” (saisie rapide);

• soit l’adresse d’un des usagers concernés par le parcours

  Précisions apportées par le référent

  Si l’adresse d’un usager change, le référent est notifié.

Le parcours est mené par un référent

• un seul référent;
• pas obligatoire au moment de la confirmation;
• suggestion de référent par localisaton;

Le parcours comporte des échanges

Avec des usagers ou des tiers ⚙️: :

• Visites à domicile;
• Appel d’un usager
• …

Mais aussi en interne:

• réunions
• …

👷🏾 Confirmer les paramétrages des types échanges

Le parcours comporte des actions

Mises en place pour répondre aux problématiques

Exemples:

• Favoriser le maintien à domicile
• Première demande AEB
• …

👷🏾 Confirmer les paramétrages des types d’action

Plus sur les actions

• Les actions peuvent comporter des objectifs, et des Résultats
• Les actions peuvent comporter des Évaluations - Courriers - Formulaires
• Ces Évaluations - Courriers - Formulaires génèrent des documents

Un appel téléphonique à une MDSF, de Mme Diallo

«J’ai des difficultés à payer ma facture EDF»

1. Création de la fiche usager;
2. Localisation à l’adresse / commune de l’usager;
3. Création d’un parcours avec la problématique Accompagnement social Adulte > Aides financières administratives

Un référent de parcours est désigné

• soit par une réunion de régulation;
• soit par les suggestions de référent (sectorisation);

Le référent de parcours rencontre Mme Diallo.

Création d’un échange Rencontre physique

Au cours de l’échange, il apparait que Mme Diallo est éligible pour demander une aide pour les impayés, en particulier le FSL maintien.

Le référent indique un compte-rendu dans l’échange.

Il indique les problématiques abordées, et coche l’action Demander une aide pour les impayés.

On crée donc un lien entre chaque échange et les problématiques et actions du parcours.

Lors de la création de l’échange, Chill vérifie si l’action Demander une aide pour les impayés a déjà été ajoutée au parcours. Si ça n’est pas le cas, l’action est ajoutée au parcours.

Le référent ouvre l’action Demander une aide pour les impayés

Le référent donne un objectif à cette action: FSL Maintien - Énergies / fluides

Il génère une évaluation et un document Imprimé unique à partir des informations contenues dans Chill.

Base de donnée d’adresse

Adresses importées depuis la BAN

(Base d’Adresse Nationale)

Mise à jour hebdomadaire.

Champs supplémentaires

• boite postale;
• étage;
• appartement;
• résidence;
• …

Données postales supplémentaires

Géolocalisation

Les adresses sont géolocalisées

Pas d’adresse complète

Possibilité d’indiquer uniquement le code postal / commune

Localisation au centre de la commune

Pas d’adresse dans la BAN ?

Possibilité de créer une adresse

Localisation au centre de la commune

Création d’un code postal

Pas de géolocalisation

Corrélation d’adresses créées

Lors de la création manuelle d’une adresse, Chill tente de trouver une correspondance avec une adresse de la BAN

But: géolocaliser les adresses créées

Usage

• suggestion de référent par localisation

Lors de:

• création de parcours;
• réunion de régulation.

Définition de secteurs d’interventions

Travail à effectuer à partir:

• de fichiers d’adresses;
• d’une carte des secteurs.

👷🏾 Définir les secteurs d’intervention (à partir des fichiers d’adresses)

Association utilisateurs

Pour chaque secteur, des utilisateurs sont associés à un ou plusieurs territoires.

Suggestion…

Liste des utilisateurs:

✅ Localisation au sein d’un des secteurs; ✅ Métier correspond au métier du parcours.

Planification des échanges

Les rendez-vous planifient les échanges futurs

⚠️ Droits différents, plus larges

Un échange peut être converti en rendez-vous

➡️ Copie des informations de date, heure, participants, …

Gestion des permissions d’agenda

• chacun peut créer un rendez-vous dans son agenda
• ajout dans les agendas des autres utilisateurs: plages de disponibilité !

Plage de disponibilité

• créer des plages de disponibilité;
• possibilité de recopier les plages de jour en jour, semaine en semaine.

Synchronisation avec agenda électronique

Pour les:

• rendez-vous;
• plages de disponibilité.

(adaptation pour Zimbra à commander)

Principe

Les utilisateurs ne peuvent voir que les informations qu’ils sont autorisés à voir:

• en fonction de leur territoire;
• en fonction de leur service.

Usagers et territoire

Les usagers sont associés à un territoire

Géolocalisation grâce à l’adresse.

Actuellement, un seule territoire: la Haute-Vienne

Liste des territoires à importer

Services

Liste définie par paramétrage

Utilisateurs

Associé à

• un service
• un territoire
• un métier

Le métier définit un profil de droits

Ensemble d’actions autorisées, et les droits par territoire et service

Exemple d’actions:

• Voir les dossiers d’usagers;
• Voir le détail des échanges;
• …

Au sein du profil, chaque action est disponible

• pour le territoire principal de l’utilisateur, ou tous les territoires;
• pour le service principal, ou pour tous les services.

👷🏾 Définir / confirmer les profils de droit

Au moment d’effectuer une action

Action ❓

• visualiser une information
• modifier une information

Exemple:

• Voir un parcours;
• Modifier un parcours;
• Voir les échanges;
• Voir les détails d’un échanges;
• Modifier un échange;

Vérification du territoire ?

Vérification service

Parcours & ménages

Le territoire est celui de chaque usager.

Un parcours ou un ménage est donc disponible dans plusieurs territoires.

Usagers non géolocalisés

• usagers sans adresse;
• usagers avec adresse, mais pas localisée

Disponibles à tous

Activités annexes

• Actions qui ne s’enregistrent pas dans un parcours;
• Saisie rapide depuis la page d’accueil;

👷🏾 Définir / confirmer les types d’activités annexe

Tâches

• “Choses à faire”, pour soi ou pour un·e collègue;
• rappel des tâches à échéances
  • page d’accueil
  • menu utilisateur

Annuaire de tiers

• Partagé entre collègues

Notifications entre collègues

• découverte en fin de journée

Workflow / suivi de décision

• découverte en fin de journée

Je fais une visite à domicile (TMS)

• Environnement: Parcours
• J’ajoute un Échange de type Entretien physique avec l’usager
• Je précise dans l’échange les problématiques sociales concernées, et l’action liée.

J’appelle l’usager (AA)

• Environnement: Parcours
• J’ajoute un Échange de type Appel téléphonique Je précise que l’appel est Sortant.
• Je précise dans l’échange les problématiques sociales concernées, et l’action liée.

Un usager ou un tiers m’appelle (AA ou TMS)

• Environnement: Parcours
• J’ajoute un Échange de type Appel téléphonique. Je précise que l’appel est Entrant.
• Je précise dans l’échange les problématiques sociales concernées, et l’action liée.

J’organise une réunion pour évoquer la situation de l’usager (TMS)

• Environnement: Parcours
• J’ajoute un Échange de type Réunion.
• Je précise dans l’échange les problématiques sociales concernées, et l’action liée.

Rencontre avec un usager: une demande d’aide pour des impayés est décidée (TMS)

• Environnement: Parcours
• J’ajoute un Échange de type Entretien physique avec l’usager.
• J’ajoute les problématiques demande d’aide pour des impayés.

Je reçois un courrier à propos d’un usager

• Environnement: Parcours

• J’ajoute un Échange de type Courrier. Je précise que le courrier est Entrant.

• Je précise dans l’échange les problématiques sociales concernées, et l’action liée.

  (Un scan du courrier peut être joint à l’échange)

J’ai besoin de faire un imprimé unique dans le cadre d’un accompagnement

• Environnement: Parcours
• Si l’action d’accompagnement n’existe pas dans le parcours, on la crée.
• J’y ajoute une évaluation Imprimé unique. Au sein de cette action, soit on insère le document, soit on le génère automatiquement.

J’ai un document administratif ou une pièce officielle

• Environnement: Parcours ou Usager (en fonction du document)
• J’ajoute ce document au parcours de l’usager.

J’ai besoin de renseigner les membres du ménage d’un usager

• Environnement: Ménage

• Je vais dans le ménage de l’usager et j’ajoute des membres (= d’autres usagers).

  Si ces usagers n’existent pas dans la base de donnée, je les crée.

Un usager se sépare et quitte sa compagne

• Environnement: Ménage

• Je vais dans le ménage de l’usager et fais “quitter le ménage”. Je le rattache à un autre ménage existant, ou je le crée.

  Si je ne connais pas la nouvelle adresse, je clique sur Quitter sans rejoindre un ménage.

J’ai des informations à renseigner sur l’usager

• Environnement: Usager
• Je vais dans le dossier de l’usager et je les renseigne.

J’ai un justificatif de domicile

• Environnement: Usager
• Je crée un document et j’insère un scan dans la fiche de l’usager.

Un usager se présente à l’accueil de la MDSF et cherche le guichet de la CAF

• Je crée une activité annexe de type Accueil physique.

J’organise un atelier «Sensibilisation à la tenue d’un budget»

• Je crée une activité annexe de type Action collective > insertion.

Je reçois un avis d’expulsion pour Madame X

• Environnement: Parcours

• Je crée une échange de type Courrier, j’indique qu’il s’agit d’un courrier Entrant et on lui associe les problématiques.

  Si le T(M)S crée l’échange, il indique également les actions associées.

Deux instances

• instance de production
  • Authentification à l’aide des identifiants Vendée
• instance de formation
  • Mot de passe partagé
  • Ne pas stocker d’informations sensibles
  • “Bac à sable”

Se connecter sur l’instance de formation

chillformation.vendee.fr

Mot de passe: ChillCD85!

Différents menus

• Menu section: donne accès à différentes parties du logiciel
• Menu utilisateur: informations liées à l’utilisateur

Rechercher par…

• Morceau du nom et prénom; Insensible à la casse et aux accents

• Présentation des résultats par pertinence;

• Numéro de téléphone

• Date de naissance

  Toujours mois/jour à 2 chiffres: 16/06/1981, 15-08-1974

Recherche avancée

• Par ville / code postal
• Par intervalle de date de naissance
  • l’intervalle inclut la date recherchée: “Nés à partir du 1er janvier” inclut les personnes nées ce jour-là.

Affichage des parcours en cours

• dès les résultats de recherche

Exercice

• Comment s’appelle l’usager né le 2 mai 1986 ?
• Quelle est la date de naissance de Lorraine Marion ?
• Quel est le prénom de M Diallo, né le 17/03/2000 ?
• Trouvez un enfant mineur qui s’appelle chartier
• Trouvez tous les bébés nés cette année en 2021

Désigner sa propre localisation

• pré-rempli les informations de différents champs

Recherche de l’usager et création d’un parcours

• la création d’un usager est toujours effectuée après la recherche
• création d’un parcours directement depuis le formulaire de création d’un usager

Formulaire de création d’un parcours

• Se désigner comme référent du parcours;
• Confirmer le parcours;

⚙️ Paramétrage problématiques sociales

• Hiérarchie des problématiques (Grand parent > Parent > Enfant > …)
• Ordre des problématiques

Premier rendez-vous

Créer un rendez-vous pour soi-même.

Transformer le rendez-vous en échange

• problématique associée: vient compléter celle du parcours si elle n’est pas déjà associée;

• action sociale: créée depuis un échange si inexistante

  Si une action a une date de fin antérieure à l’échange, l’action est re-créée.

⚙️ Paramétrage type d’échange

• 🗃 Catégorie d’échanges

• Chaque type d’échange adapte le formulaire

  Chaque question peut être:

  • cachée
  • visible
  • visible et obligatoire

• Ordre des types d’échanges

Alerte dans le parcours

Messages d’alerte:

• indiquer une adresse
• pour cela: créer un ménage

“Tunnel” de création d’un ménage

• une étape = une question

Ajouter un usager au ménage

• soit depuis le dossier ménage:

  • Résumé > Ajouter un membre (membre externe)

    Possible d’ajouter un nouvel usager “à la volée”.

  • Quitter le ménage depuis la liste des membres

• soit depuis le dossier de l’usager;

Composition familiale ⚙️

• important pour les statistiques;
• n’est pas calculée automatiquement
• historique des compositions familiales pour un ménage

👷🏾 Définir / confirmer les types de composition familiale

Les actions sont

• créées depuis un échange;
• ou ajoutées manuellement depuis le parcours.

Objectifs / résultat

Évaluations

Référent d’action

• un ou plusieurs référents;
• historique conservé;

Paramétrage Actions

• lien avec une problématique
• lien avec une ou plusieurs résultats;
• lien avec un ou plusieurs objectifs;
• lien avec un ou plusieurs évaluations

Les

• objectifs / résultats,
• résultats;
• évaluations;

sont définis séparément.

Ils peuvent être réutilisés dans plusieurs actions.

Délai de notification évaluation

Délai (en jours / semaines / mois) avant notification sur la page d’accueil de Chill

Le référent de l’action voit le rappel sur sa page d’accueil.

Générer un document depuis une évaluation

Ajouter un document manuellement

Gabarits de documents

• Gabarits créés à partir d’un document .odt
• Formation spécifique pour éditer les documents

👷🏾 Formation spécifique pour l’édition des documents

Visibles par tous

Commentaire épinglé

Ajouter un document

Générer un document depuis un gabarit

Différents statuts

Intervention ?

• la date des échanges;
• la date de début, de fin, des actions d’accompagnements;
• l’association d’un référent à une action d’accompagnement;
• la date de début, de fin des évaluations;
• l’ajout d’une évaluation, d’un document dans une évaluation, la mise à jour d’un document ou la mise à jour d’un commentaire dans une évaluation;
• et, évidemment, la date d’ouverture du parcours.

Délai pour chaque adaptation de statut.

Archivage

• Suppression des champs textes;
• Choix multiples: toujours disponibles dans les statistiques.

Notifications “système”

Reçues par l’utilisateur lorsque:

• il est désigné comme référent;
• l’usager qui localise le parcours change d’adressse;
• il doit répondre à un workflow;

Notifications créées par un autre utilisateur

Dans:

• les échanges
• un parcours

Visibilité des notifications

Uniquement pour les protagonistes de l’échange.

Possibilité de répondre à une notification

Disponible pour:

• les documents dans les évaluations;
• les actions;
• les documents dans les parcours.

Suivi de décision

• une étape à la fois.

  Ex.: “En attente de mise en forme”, “En attente de visa”, “En attente d’envoi”, …

À chaque étape, on applique:

• une transition

  Ex.: “Demande de visa”, “Demande d’envoi”, …

• le prochain destinataire

Signature de documents

Envoi externe de documents

Droits d’accès à une étape

Seuls les utilisateurs désignés peuvent appliquer la transition suivante.

Autorisation valable pour une seule transition.

Envoi à un groupe utilisateur

Envoie l’étape:

• aux utilisateurs associés aux groupes;
• à une adresse email globale.

Adresse email du groupe

L’email contient un lien sécurisé. L’utilisateur se connecte avec son compte Chill et peut agir sur cette étape.

Utile pour les adresses utilisées par des pool de travailleurs·euses.

⚙️ Paramétrage groupes utilisateurs

• couleurs d’avant-plan et arrière-plan;

• membres du groupe;

• administrateurs du groupe

  Peuvent modifier la liste des membres du groupes.

Groupes automatiques “par métier”

Juin 2025

Automatiquement créé par utilisateurs d’un même métier.

👷🏾 Définir les groupes utilisateurs

Chantiers

• 👷🏾 Prendre position sur l’utilisation des workflows
• 👷🏾 Prendre position sur l’utilisation de la signature électroniques
• 👷🏾 Prendre position sur l’envoi externe de documents

Droits sur les documents

Les droits sur les documents dépendent de l’information à laquelle ils sont associés:

Donc:

• Si je peux voir l’échange, je peux voir le document;
• Si je peux modifier l’échange, je peux modifier le document;…
• …

Modification des droits des documents par le workflow

Lorsqu’un workflow porte sur un document:

• seuls les usagers ayant participé au workflow peuvent modifier le document

  Ayant modifié le document 🟰 appliqué une transition, ou désigné pour la prochaine transition

• pour tous les autres: documents en lecture seule.

Note: avoir participé au workflow donne également accès au document, même si l’utilisateur n’a pas accès à l’évaluation / action d’accompagnement / parcours.

Workflow clôturé

• Droits en visualisation: identiques à ceux de l’ientité associée + participants au workflow.
• Droits de modification: le document est en lecture seule, personne ne peut plus le modifier.

Différents onglets du menu

Différents pour les mineurs et majeurs

Adresses de résidence

Adresses temporaires

Liées à:

• un tiers;
• un autre usager enregistré dans Chill;
• un champ texte;

Personnes ressources

Liées à:

• un tiers;
• un autre usager enregistré dans Chill;
• un champ texte;

⚙️ Types de personnes ressources

Documents

• possibilité d’insérer un document depuis son poste
• ou de générer à partir des informations du logiciel

Budget

• dans le ménage ou dans le dossier de l’usager
• notion de ressources / charges
• date de début et date de fin: historique possible

Informations / tâche à se rappeler

• pour soi;
• pour un collègue

Page récapitulative

• une page personnelle rappelle se propres tâches
• différents filtres

Dates dans les tâches

• date de début;

• date d’échéance;

• délai de rappel avant échéance;

• notion de tâche “terminée”.

Enregistrement des activités annexes

Directement depuis la page d’accueil:

• accueil physique;
• entretien téléphonique;
• email

D’autres via le menu Utilisateur > Mes activités annexes

Onglets informations importantes

• Mes notifications

• Mes parcours

  Parcours attribués depuis moins de 15 jours

• Mes évaluations

  • Evaluations qui arrivent à date d’échéance dépassée
  • ou intervalle de rappel dépassé

• Mes tâches

  • date d’échéance dépassée
  • date de rappel dépassée

• Mes workflows

  • Workflows en attente de ma transition

Actualité

• date de début et date de fin de publication
• contenu;
• historique des actualités

Principes

“Tableaux croisés”

1. indicateur ;
2. filtres ;
3. regroupements ;

Listes

Les listes peuvent être filtrées (réutilisation des filtres).

Filtres

• Permettent de filtrer les données avant export
• Filtres combinables entre eux
  • Appliquer deux filtres = données correspondant aux deux conditions
• Certains filtres nécessitent des paramètres

Regroupements

• Créent des classes statistiques
• Ajoutent des colonnes dans le résultat
  • Exemples : genre, nom du référent, etc.
• Regroupements combinables
  • Plusieurs colonnes dans le résultat
• Valeurs absentes :
  • Cellule vide
  • Ou libellé explicite

Regroupements dans le cas de relation un-à-plusieurs

• Exemple : un parcours → plusieurs problématiques sociales
• Cas typiques :
  • Parcours ↔︎ problématiques
  • Échange ↔︎ utilisateurs

Exemple

2 parcours dans les résultats:

Le résultat affiché:

Si l’on additionne “nombre de parcours”: 5

• Total > nombre réel de parcours
  • Attention lors du calcul des totaux
  • Les sommes peuvent être trompeuses

Données historiques

• Chill enregistre les états passés

  Exemple:

  • Référents de parcours
  • Référents d’actions
  • Appartenance à un ménage
  • …

Données historiques dans les exports

• Utilisation d’une date de calcul
  • À quelle date l’information est-elle valide ?
  • Exemple: Référent à la date xxx ou Référent entre la date xxx et la date yyy, Adresse à la date yyy, …

Dates glissantes

Possibilités:

Début de

Année | trimestre | mois | semaine

Précédent | courante | suivante

Interprétation au moment de la génération de l’export

Et…

• Aujourd’hui (date de l’exécution de l’export)
• Date fixe ➡️ indiquer une date

Couches et zones géographiques

• Zones géographiques = couches
  • Exemple : communes
  • ⚙️ à paramétrer
• Chill permet :
  • Filtres par zones géographiques
  • Regroupements par couches géographiques

• Association adresse ↔︎ zone = opération lente
• Calculée chaque nuit
• Pas disponible en temps réel pour les nouvelles adresses

Enregistrement d’exports

Permet de retrouver les exports composés

Partage d’exports

Juin 2025

Partage d’export avec:

• utilisateurs;
• groupe d’utilisateurs;

Paramètre “utilisateur” dans les filtres et regroupements

Possiblité d’indiquer “l’utilisateur qui exécute l’export”.

Permet de s’adapter au partage d’export

Exemple:

• Parcours filtrés par référents

  paramètre “référent” = utilisateur courant

Droits sur les exports

Droits globaux

Juin 2025

Composer des exports;

• Permet de composer des exports (indicateurs, filtres, regroupements)
• Permet d’enregistrer et partager les exports

Exécuter des exports préalablement enregistrés

• Voir uniquement les exports enregistrés

• Modifier les exports filtres et regroupements activés

  (pas de possibilité d’ajouter / enlever des filtres et regroupements)

But

Permettre à des utilisateurs d’obtenir des statistiques avec une formation minimale

Droits par type d’export

Une action. Exemple:

• Générer des statistiques sur les parcours
• Générer des listes de parcours
• …