```{=latex} \cleardoublepage ``` # Exports Chill permet d'exporter un grand nombre de données sous différentes formes (listes ou tableaux), en fonction de différents univers (export des parcours, export des accompagnements, etc) et utilisant différents filtres ou regroupements (agrégateurs). Il est donc très important d'identifier au préalable le type de statistiques que l'on souhaite exporter. - Choix nr 1: dans quel univers? dans l'onglet 'liste des exports", les exports sont regroupés par bloc: export des actions d'accompagnement, export des parcours, export des échanges, etc. Il est important de choisir celui qui correspond. - Choix nr 2: quel type d'export? une liste ou un tableau? Chaque export a un titre et une note explicative qu'il est important de lire pour faire le bon choix. - Choix nr 3: quels filtres et quels agrégateurs? Les filtres réduisent les résultats tandis que les agrégateurs les regroupent. ## Fonctionnement général et concepts ### Listes ou tableaux Chill permet d'exporter les données sous différentes formes: - des listes; - des tableaux reprenant un ou plusieurs indicateurs. Les listes peuvent être filtrées selon différents paramètres: âge de l'usager, date de l'échange, etc. Les tableaux reprennent un indicateur (par exemple: nombre de parcours, nombre d'usager, durée moyenne des échanges), dont les données servant de base au calcul de cet indicateur peut également être filtré, mais aussi regroupé selon différents paramètres (exemple: statut du parcours, type d'échange, etc.). Ces exports ressemblent donc aux "tableaux croisés dynamiques" disponibles dans les logiciels de tableur. ### Export d'indicateurs Les exports fonctionnent comme des tableaux croisés: - un "export" permet de choisir l'indicateur. Quelques exemples d'export: nombre de parcours, durée moyenne des parcours, nombre d'usagers, etc. - des filtres permettent de ne retenir qu'une partie des données. Exemple de filtre: uniquement les parcours urgents, les usagers de plus de 18 ans, etc. - des regroupements créent des "classes statistiques" et permettent d'aggréger les données dans ces classes. Cela permet de connaitre, par exemple, le "nombre d'échange par type d'échange", "le nombre de parcours par référent", etc. ### Listes de données Au sein des exports, Chill propose des "listes" de données: liste des parcours, liste des usagers, etc. Ces listes sont des données au format tableur, et chaque colonne comporte une information. Les filtres des exports d'indicateurs sont disponibles pour les listes: il est donc possible de connaitre la liste des usagers de plus de 18 ans, etc.[^grouping-non-sense] [^grouping-non-sense]: Les regroupements ne sont pas, eux disponibles: ils n'ont pas de sens dans ce contexte. ### Sauvegarde des exports enregistrés Lorsqu'un export est configuré, il peut être sauvegardé par l'utilisateur. Ce dernier lui indique donc un titre et une description. L'export peut alors être re-joué plusieurs fois à partir de l'onglet "Exports enregistrés". ![Sélecteur qui permet d'accéder à la liste des exports enregistrés](img/export_select_saved_exports.png) ### Modification des exports enregistrés Les exports enregistrés peuvent être modifiés. Il existe 2 modifications possibles: - soit la modification du titre et de la description uniquement - soit la modification des filtres et des regroupements Pour modifier le titre et la description, cliquez sur "Actions", ensuite "Modifier le titre et la description" Pour modifier les filtres et les regroupements, cliquez sur "Actions" ensuite sur "Modifier les filtres et les regroupements". Attention que dans ce cas, la description ne se met pas automatiquement à jour avec les nouveaux filtres/regroupements. Il faudra mettre la description à jour vous-même. ### Partage des exports enregistrés Il est également possible de partager un export enregistré avec un autre utilisateur. Pour ce faire, il suffit à partir de l'onglet "Exports enregistrés" de cliquer sur "Action", ensuite sur "Modifier le titre et la description", puis sur le symbole "+Partage". L'export partagé sera reconnaissable à un petit label jaune "Partagé" en-dessous de son nom. ### Filtres Les filtres permettent donc de filtrer les données avant l'export. Ils réduisent le nombre de résultats obtenus. Ils peuvent être additionnés les uns aux autres: activer deux filtres lors d'un export filtrera les données pour ne retenir que les données qui correspondent aux deux filtres combinés. Certains filtres demandent des paramètres pour être complétés. ### Regroupements Les regroupements permettent de créer des classes statistiques pour regrouper les indicateurs. Ils aggrégent les données par colonne. Typiquement, chaque regroupement va ajouter une colonne dans le résultat, indiquant la nature de la donnée regroupée. Par exemple, le genre des usagers comptabilisés, le nom du référent du parcours, etc. Ils peuvent également être combinés les uns aux autres. Dans ce cas, cela se matérialise par l'existence de plusieurs colonnes dans le résultat final: une colonne par regroupement. Lorsque certaines données ne comportent pas de valeur, la cellule de la colonne du regroupement est généralement vide, ou son libellé est explicite. #### Regroupements dans le cas de relation un-à-plusieurs Il existe des relations un-à-plusieurs entre différents éléments, et qui font l'objet d'un regroupement. Quelques exemples: un parcours comporte plusieurs problématiques sociales, un échange peut comporter plusieurs utilisateurs participants, etc. Dans ce cas, l'indicateur est comptabilisé plusieurs fois: une fois en regard de chaque ligne. Prenons pour exemple les parcours et les problématiques sociales: - le parcours n°1 comporte les problématiques "Logement", "Santé" et "Emploi"; - le parcours n°2 comporte les problématiques "Logement" et "Santé". Le résultat sera le suivant: | Problématique | Nombre de parcours | Explication | |--------------:|---------:|-----------------------------------------------------| |Emploi|1|Seul le parcours n°1 est comptabilisé | |Logement|2|Le parcours n°1 et 2 sont concernés| |Santé|2|Le parcours n°1 et 2 sont concernés| Notez que le total des colonnes "nombre de parcours" est supérieur à deux (en l'occurrence il est de 5), alors qu'il y a seulement deux parcours concernés. Il est important d'être attentif à ce comportement lors de la comptabilisation des résultats: l'usage de "totaux" (souvent indiqués en bas de colonne, par exemple) n'est pas pertinent. ### Données historiques Le logiciel Chill enregistre des données historiques: les référents d'un parcours, les référents des actions, l'appartenance d'un utilisateur à un ménage, etc. Dès lors, de nombreux filtres et regroupements demandent une "date de calcul" pour ces éléments: il s'agit de la date à laquelle le référent était en position de désignation sur un parcours, l'appartenance de l'usager à un ménage à la date indiquée, etc. ### Dates glissantes Les parcours peuvent être enregistrés, et rejoués à des dates différentes. Dès lors, le logiciel utilise des "dates glissantes" pour indiquer une date, plutôt qu'une valeur absolue. Les "dates glissantes" se matérialisent par un menu déroulant dans lequel l'utilisateur indique un calcul de date: - le début de l'année précédente, - le début de l'année courante; - la date du jour, - etc. Cet indicateur est converti **au moment de la génération de l'export**. Ainsi, le "début du mois précédent" sera le 1er janvier 2023 lorsque l'export est généré le 15 février 2023. Lorsqu'il sera généré le 15 mars 2023, le "début du mois précédent" sera le 1er février 2023. Il n'y a pas de mention de "fin" d'une période ("fin du mois courant", "fin du mois précédent", etc.), car la fin d'une période est le début de la période suivante. CONSEIL: pour tous les rapports qui doivent inclure l'année entière, nous conseillons d'utiliser les filtres "début de l'année courante" et "début de l'année suivante". Ceci vous permettra d'avoir les données d'une année complète quelle que ce soit la date de l'année à laquelle vous faites tourner le rapport. ### Couches et zones géographiques Les adresses sont localisées, dans Chill. La localisation géographique est enregistrée à l'endroit exact lorsque l'utilisateur a choisi l'adresse dans une liste de référence. Lorsque seul le code postal est choisi parmi les suggestions, alors l'adresse est géolocalisée à l'intérieur de la zone géographique du code postal, de manière aléatoire. Les administrateurs peuvent injecter dans le logiciel des zones géographiques, qui appartiennent chacune à une "couche". Chaque zone est définie par une frontière (un polygone géographique). Ainsi, la couche des "communes" comportent plusieurs communes, appelées par leur nom. Chaque adresse peut être géographiquement associée à une zone géographique en fonction de la localisation: toutes les adresses à l'intérieur des frontières de la zone est associée à cette zone. Chill est en mesure de proposer, dès lors, - des filtres par zone géographiques; - des regroupements par couche géographiques; ::: {.warning} Lorsqu'une adresse n'est pas choisie dans la liste des adresses de référence, l'adresse n'est pas géolocalisée. Les statistiques sont donc inopérantes. Cependant, Chill "essaie" de donner un géolocalisation aux adresses nouvellement créées par comparaison avec une adresse existante dans la base de donnée de référence, en comparant le nom de la rue et les codes postaux. Cependant, cet essai n'est pas toujours fructueux. ::: ::: {.info} L'association entre les zones géographiques et les adresses est une opération couteuse, et donc lente, en termes informatiques. Pour permettre de générer des exports rapidement, cette association est calculée une fois par nuit. En conséquence, l'association entre la zone géographique et les adresses du jour ne sera pas disponible. ::: ### Notion d'ouverture d'un parcours Pour filtrer les résultats sur les parcours "ouverts" uniquement, il est important de connaître les différents statuts d'un parcours pour faire le choix opportun: - file active: un parcours en file active est un parcours qui a été complété et est donc confirmé - hors file active: un parcours hors file active est un parcours ouvert mais qui n'a plus reçu d'intervention depuis 6 mois - pré archivé: un parcours pré archivé est un parcours ouvert mais n'ayant plus reçu aucune intervention depuis 2 ans ## Liste des filtres et regroupements